Telefon, Notiz und Formularsuche als Stellen, an denen KI in der Arztpraxis ansetzen kann

Das Telefon klingelt mitten in der Sprechstunde, die Notizen vom Vormittag warten auf den Eintrag in die Akte, und die MFA sucht die aktuelle Fassung eines Formulars. KI in der Arztpraxis kann an allen drei Stellen helfen: eine Anfrage aufnehmen, eine Notiz ordnen oder einen freigegebenen Ablauf finden. Für den Einstieg zählt, wer das Ergebnis braucht und woran die Aufgabe als erledigt gilt. Wie das bei der Dokumentation aussieht, zeigt KI-Dokumentation in Praxis, Klinik und Pflege.

In Gesprächen mit Praxen, Pflegediensten und anderen Gesundheitsbetrieben hören wir von Zettel- und Papierabläufen, Datenschutzfragen, wiederkehrenden Anrufen, nachgetragener Dokumentation und dem händischen Übernehmen von Unterlagen. Das sind Einzelstimmen aus ausgewählten Gesprächen, keine Statistik, keine repräsentative Rangfolge und kein Beleg für eine bestimmte Lösung. Jede Entlastung im Alltag hilft dem Team auch auf längere Sicht: Die Bundesagentur für Arbeit sieht in ihrer Engpassanalyse 2025 Engpässe vor allem in Pflegeberufen und medizinischen Berufen, und nach der Ärztestatistik der Bundesärztekammer sind 44 Prozent der Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber über 60 Jahre alt.

Praxisbeispiel: ein Auswahlblatt für drei Aufgaben

So kann eine Praxis ihren ersten Vorgang auswählen. Technik wird dabei nicht empfohlen, Patientendaten kommen nicht vor.

Ausgangslage: Das Team hat drei Ideen: Rückrufbitten aufnehmen, Verlaufsnotizen vorbereiten, interne Formulare schneller finden.

Vorgehen: Für jede Idee füllt das Team eine Zeile aus.

Aufgabe	Eingang	Benötigtes Ergebnis	Zuständige Prüfung
Rückruf	Rückrufbitte zu einem Rezept	Sichtbare Aufgabe mit passender Zuständigkeit	Anmeldung prüft Zuordnung und Kontaktweg
Verlaufsnotiz	Fachlich ausgewählte Stichpunkte	Kontrollierter Entwurf in der richtigen Akte	Behandelnde Person prüft Inhalt und Ergänzungen
Interne Suche	Frage nach einem freigegebenen Formular	Aktuelle Fassung mit Fundstelle	Dokumentverantwortliche prüfen Bestand und Version

Dazu schätzt es den heutigen Aufwand mit Beispielwerten: 30 Anfragen mit je einer Minute Aufnahme ergeben 30 Minuten, 15 Notizen mit je drei Minuten Schreiben 45 Minuten.

Ergebnis: Die drei Aufgaben brauchen unterschiedliche Ergebnisse und unterschiedliche Prüfer. Die Zahlen zeigen nur die Ausgangsaufwände; Kontrolle und mögliche Einsparung stecken noch nicht darin.

Lehre: Ein Werkzeug für alle drei Aufgaben ist noch kein vollständiger Praxisprozess. Ausgewählt wird nicht die schönste Vorführung, sondern ein passender erster Vorgang. Ist dessen Übergabe unklar, gehört die Klärung vor die technische Anbindung.

Der Eingang soll dort enden, wo das Team arbeitet

Bei Telefon und Formularen entscheidet, ob die aufgenommene Anfrage tatsächlich in einer bearbeitbaren Liste landet. Ein zusätzlicher Posteingang erzeugt sonst nur eine weitere Übergabe. Der Artikel zum Telefonassistenten verfolgt deshalb eine Rückrufbitte bis zum Abschluss. Wie weit Praxen schon digital arbeiten, zeigt das PraxisBarometer Digitalisierung 2025 der KBV: 31 Prozent der rund 1.700 befragten Praxen bieten eine Online-Terminvereinbarung an. Für 2026 fragt die KBV laut ihrer Studienseite auch nach der Nutzung künstlicher Intelligenz; Ergebnisse waren am 1. November 2026 noch nicht veröffentlicht. Eine Telefonhilfe nimmt Anliegen auf, eine medizinische Ersteinschätzung leistet sie nicht. Deshalb nennt sie zu Beginn jedes Gesprächs, unabhängig vom geschilderten Anliegen, den Notruf 112 für lebensbedrohliche Fälle und außerhalb der Sprechzeiten den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 für Beschwerden, deren Behandlung nicht bis zum nächsten Tag warten kann. Schildert jemand Beschwerden, die dringlich sein könnten, übergibt sie an das Praxisteam oder wiederholt den Verweis, statt das Anliegen nur als Rückrufbitte abzulegen. Spricht ein KI-System selbst mit Anrufenden, muss es nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung so gestaltet sein, dass sie erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist; nach Absatz 5 spätestens bei der ersten Interaktion.

Für einen Termin braucht es zusätzlich verbindliche Kalenderregeln. Eine Terminvergabe darf nicht nur einen freien Zeitraum finden; sie muss eine eindeutige Buchung im maßgeblichen Kalender erzeugen. Ein Rezeptwunsch bleibt dagegen eine Anfrage, bis eine Ärztin fachlich entschieden hat.

Eine Notiz braucht fachliche Kontrolle, ein Dokument die richtige Folgeaufgabe

Bei der Dokumentation soll die Software vorhandene Aussagen erhalten und fehlende Angaben sichtbar lassen. Sprachliche Glätte macht einen Entwurf nicht medizinisch vollständig. Erforderliche Angaben aus dem tatsächlichen Kontakt muss die behandelnde Person ergänzen.

§ 630f BGB verlangt im Behandlungskontext zeitnahe Dokumentation und nachvollziehbare Änderungen. In der Erprobung kontrolliert das Team deshalb neben dem Text auch Kontakt, Datum, Zielfeld und Freigabestatus.

Beim Eingang von Befunden und Fragebögen entsteht eine andere Aufgabe: Speichern ist nicht dasselbe wie fachliche Sichtung oder die Bearbeitung eines Widerrufs. Diese Zustände müssen getrennt erkennbar bleiben. Ähnliches gilt für die ePA: Die Praxis hat direkten Zugriff auf die Gesundheitsdaten, sofern kein Widerspruch vorliegt, und der Behandlungskontext gilt standardmäßig 90 Tage. Was aus der ePA in die eigene Akte übernommen wird, braucht dieselbe Zuständigkeit.

Wissen muss vor der Suche gepflegt sein

Eine interne Suchhilfe arbeitet mit einem festgelegten Bestand. Zuerst klärt die Praxis deshalb, welche Formulare und Arbeitsanweisungen aktuell freigegeben sind und wer sie pflegt.

Fehlt eine Arbeitsanweisung, darf keine plausibel klingende Antwort an ihre Stelle treten. Ist eine Quelle veraltet oder nicht vorhanden, muss die Anwendung das anzeigen. Wie sie mit diesem Fehlfall umgeht, gehört in die Vorführung.

Was vor echten Daten geklärt sein muss

Art. 6 und 9 DSGVO, in Deutschland ergänzt durch § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG, regeln die Verarbeitung von Gesundheitsdaten; ein Ausgangspunkt ist die Textausgabe der Berliner Datenschutzbeauftragten. Wirken externe Dienstleister mit, kommt § 203 StGB hinzu: Geheimnisse dürfen ihnen nur offenbart werden, soweit es für ihre Mitwirkung erforderlich ist, und die schweigepflichtigen Ärztinnen und Ärzte müssen dafür sorgen, dass die mitwirkenden Personen zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Die Musterberufsordnung der Bundesärztekammer sieht dafür in § 9 Abs. 4 die Schriftform vor und erlaubt, die Verpflichtung auf das beauftragte Unternehmen zu übertragen; maßgeblich ist die Berufsordnung der zuständigen Landesärztekammer. Verarbeitet ein Dienstleister die Daten im Auftrag der Praxis, braucht es zudem einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Für Vertragsarztpraxen ist außerdem die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nach § 390 SGB V verbindlich. Läuft das KI-Werkzeug als Cloud-Dienst, kommen im Anwendungsbereich des § 393 SGB V weitere Voraussetzungen hinzu, unter anderem ein zulässiger Verarbeitungsort, eine Niederlassung in Deutschland, ein aktuelles C5-Testat des BSI oder ein Nachweis mit vergleichbarem Sicherheitsniveau sowie Kundenkriterien aus dem Prüfbericht des Testats, die je nach Aufbau die Praxis oder ihr Dienstleister umsetzen muss. Spricht ein KI-Telefonassistent selbst mit Anrufenden, ähnelt das einem Beispiel unter Nr. 11 der Liste der Datenschutzkonferenz mit Verarbeitungen, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen ist; prüfen Sie deshalb vor dem Start, ob die Praxis eine solche Folgenabschätzung braucht. Außerdem erfahren Anrufende nach Art. 13 DSGVO, wer ihre Angaben wozu verarbeitet. Der KI-Hinweis nach Art. 50 KI-Verordnung ersetzt diese Information nicht. Diese Übersicht ersetzt die konkrete Datenschutzprüfung nicht; sie bleibt notwendig.

Soll statt Organisation eine medizinische Auswertung dazukommen, ist die Zweckbestimmung der Software gesondert zu prüfen. Ist Software als Medizinprodukt dazu bestimmt, Informationen für diagnostische oder therapeutische Entscheidungen zu liefern, gehört sie nach Anhang VIII Regel 11 der Medizinprodukteverordnung derzeit mindestens in Klasse IIa. Ist sie ein KI-gestütztes Medizinprodukt, das eine Benannte Stelle bewerten muss, wird sie nach Art. 6 Abs. 1 der KI-Verordnung zudem als Hochrisiko-KI-System eingestuft; Einstufung und Pflichten gelten nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. August 2028. Für den Datenschutz nennt die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI (Rn. 62 und 63) ein Beispiel aus der Hautdiagnostik: Entspricht eine KI-Anwendung dem fachlichen Standard und ist sie als Medizinprodukt zugelassen, kann Art. 9 Abs. 2 Buchst. h DSGVO in Verbindung mit dem Behandlungsvertrag die Verarbeitung tragen; andernfalls kommt eine informierte ausdrückliche Einwilligung in Betracht. Schon beim organisatorischen Einstieg ist die Praxis Betreiberin eines KI-Systems: Nach Art. 4 der KI-Verordnung ergreift sie Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Teams zu unterstützen, etwa eine Einweisung in Grenzen und Prüfschritte des Werkzeugs. Ein organisatorischer Einstieg ist kein Freibrief für eine später hinzugefügte Diagnosefunktion.

Womit man anfängt

Füllen Sie zuerst genau eine Zeile des Auswahlblatts für Ihre Praxis aus. Wer mit längeren Texten beginnen will, findet den passenden Ablauf unter Entwürfe für Arztbriefe oder Gutachten; die Rechtslage im Überblick erklären die rechtlichen Grundlagen.